Administração de departamento pessoal: conheça as melhores práticas!
A empresa deve sempre buscar aprimorar processos nas mais diversas áreas da gestão. O departamento pessoal é uma área em que boas práticas geram inúmeros benefícios, colaborando para a redução dos riscos empresariais.
Um departamento organizado é mais produtivo e tem melhor desempenho. Diante das inúmeras consequências jurídicas e operacionais do trabalho exercido pelo departamento pessoal, investir em conhecimento e especialização é um fator que contribui para o bom funcionamento da empresa como um todo.
Para aprender como tornar o trabalho do departamento pessoal mais organizado e profissional, acompanhe este artigo até o final. Apresentaremos ideias e soluções que devem ser implementadas o quanto antes!
Por que é importante cuidar do departamento de pessoal?
A adoção de práticas eficientes na administração do departamento pessoal, como dito, traz inúmeros benefícios para o empresário. Dentre eles, podemos destacar:
- assegurar o cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias;
- evitar a punição por irregularidades ou descumprimento da lei;
- criar uma rotina para processos repetitivos como admissão e demissão de funcionários, folha de pagamento, declarações fiscais, previdenciárias, trabalhistas e gestão de benefícios;
- manter os pagamentos pontuais de salários, encargos e benefícios;
- produzir documentação de controle quanto à jornada dos colaboradores ;
- contar com um arquivo organizado, atual e de fácil acesso sobre todas as informações tratadas pelo departamento pessoal, gerando agilidade e assegurando o cumprimento de prazos;
- cumprimento de todas as normas de saúde, higiene e segurança do trabalho;
- criação de uma cultura estratégica de administração de departamento pessoal, visando a constante melhoria dos processos e redução de riscos empresariais.
Quais são as melhores práticas para implementar no departamento pessoal?
O propósito dos procedimentos para a administração de departamento pessoal é gerar mais eficiência. Assim, estamos diante de iniciativas que devem agilizar processos, economizar recursos e evitar problemas.
Não se trata de criar qualquer tipo de burocracia desnecessária, mas sim racionalizar o processo de gestão. Veja a seguir práticas muito eficazes para departamento pessoal!
Criar o calendário para obrigações recorrentes
Se uma ação tem prazo definido ou dia certo para acontecer, a atitude profissional em relação a ela é deixar agendada. Se as mesmas ações ocorrem em prazos pré-definidos e previsíveis, evidente que é necessário criar um calendário baseado em tais informações.
Não há necessidade de tentar contar com a memória dos funcionários para a administração de departamento pessoal. Se um determinado documento precisa ser emitido mensalmente, deve constar no calendário de obrigações. Se informações para uma declaração são sempre necessárias em um determinado dia, tudo deve ter sido preparado antes.
Um calendário coeso e bem organizado evita correrias desnecessárias. Com a criação de um fluxo de trabalho racional, todos evitam sofrimentos, horas extras e problemas administrativos!
Padronizar o arquivo de funcionários
As informações dos funcionários devem ser arquivadas em um único local, de forma sistemática e lógica. A busca por informações e pelo histórico deve ser rápida, evitando a perda de prazos.
Um acidente de trabalho, por exemplo, pode causar a necessidade de envio imediato de informações e documentos. Não ter o necessário disponível prejudica o empregado e pode causar autuações na empresa.
Controlar informações relevantes
O que não é medido não pode ser administrado. Por isso, cabe ao departamento pessoal fazer a coleta de informações relevantes para a gestão, indicando em relatórios dados relevantes. Variáveis que são sempre interessantes de controlar nessa seara são:
- regularidade dos registros de controle de jornada;
- horas extras ou atrasos desproporcionais;
- previsão de valores para provisionamento de folha de pagamento;
- datas previstas para vencimento de férias de funcionários.
Atualizar as informações e consultar os registros permite que a gestão tome decisões. Assim, o planejamento estratégico é feito com base em informações concretas, sem especulação.
Organizar a gestão de benefícios
Uma boa gestão dos benefícios dos empregados afeta toda a operação da empresa. Os pagamentos, valores, obrigatoriedade de cada item e modelos de incentivo alteram a dinâmica da empresa, interferem no caixa e também na satisfação dos funcionários. Por isso, manter o controle, acompanhar os benefícios concedidos e identificar oportunidades de economia é um trabalho muito importante.
Preparar o departamento pessoal para usar o e-Social
O governo federal tem caminhado cada vez mais para um regime completamente integrado e eletrônico de gestão de tributos e obrigações acessórias. Isso faz com que os contribuintes tenham o dever de conhecer prazos, padrões e práticas para lançamentos nos sistemas.
O departamento de pessoal possui grande relevância na transição para o e-Social, que é a plataforma criada para gerir as relações trabalhistas, sendo esse setor o responsável por fazer o controle e lançamento das informações no novo sistema. Irregularidades causam a aplicação de multas e outras penalidades. Por isso, investir em conhecimento dos empregados é fundamental.
Como otimizar a administração do departamento pessoal?
Não basta conhecer as melhores práticas e se conscientizar dos benefícios de uma boa administração de departamento pessoal se tudo isso ficar apenas na gaveta do gestor. O plano deve ser colocado em prática.
Em alguns casos será necessário mudar procedimentos, alterar a organização interna e fazer uma verdadeira reestruturação. Não se trata de um procedimento fácil, mas é possível!
A melhor maneira de compatibilizar o planejamento estratégico com a prática empresarial é composta por três fases: implementação, acompanhamento e revisão. Para que as mudanças realmente aconteçam, será necessário fazer o processo de forma profissional, estruturada e conduzindo o departamento para uma nova forma de trabalho.
Fazer a reestruturação e auditoria do departamento pessoal fica muito mais fácil com o apoio de profissionais especializados no assunto. Afinal de contas, gestão de capital humano é importante, mas não é o negócio central da empresa. Delegar para quem entende do assunto faz com que se economize tempo, recursos e ainda cria um enorme ganho na qualidade do trabalho!
Os consultores especializados trabalharão aspectos essenciais para o sucesso da operação, como:
- criação de procedimentos padronizados;
- mapeamento de processos de departamento pessoal;
- identificação de gargalos;
- identificação de erros;
- sugestões de melhorias e correções para que a empresa atinja seus objetivos.
A administração do departamento pessoal é um elemento essencial na gestão dos riscos empresariais. Para assegurar o cumprimento das normas legais e a aplicação das melhores práticas de gestão, é crucial buscar apoio profissional especializado. Dessa forma, a empresa evita erros que geram problemas e desperdício de recursos.
Precisa otimizar a estrutura do departamento pessoal? Entre em contato conosco e conheça os serviços de reestruturação e supervisão de departamento pessoal!
Especialista envolvido
Augusto Del Masso – Assessoria Legal Trabalhista
