Não são poucas as naturezas de notas fiscais emitidas no Brasil. Com certa justiça, muitos empresários e empreendedores reclamam que nossa estrutura poderia ser mais enxuta e facilitar a compreensão e reflexo de cada documento para quem responde pelos encargos tributários da empresa.

Leia até o fim e saiba quando emitir notas eletrônicas, suas vantagens e as naturezas mais comuns. Com certeza, essas informações vão ajudá-lo a simplificar processos tributários e a economizar tempo e dinheiro !

A nota fiscal eletrônica tem validade jurídica, sendo, portanto, um documento tão importante quanto a nota física, mas com grandes vantagens com relação a ela.

A primeira dessas vantagens é o fato de a nota virtual ser mais facilmente armazenável. Ela pode ser arquivada no disco rígido de um computador, em nuvem ou, se você preferir, em qualquer aplicativo que aceite arquivos em xml. Há até mesmo aqueles que usam o próprio e-mail para organizar as notas.

Sua utilização foi instituída pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) em 2007, e a NF-e foi criada para substituir as antigas notas A e 1A. Além de eliminar gastos com papel, as notas fiscais eletrônicas permitem melhor fiscalização e ajudam a prevenir a sonegação.

No entanto a legislação e os tipos de notas a serem emitidas ainda são complexas. Em geral, esses tipos variam porque cada  operação requer certos cuidados e particularidades em sua emissão

Abaixo, falamos sobre algumas destas operações, para que você compreenda a lógica por trás da tributação e, também, como e quando emitir cada tipo de nota fiscal sem incorrer em irregularidades tributárias.

Dois são os impostos que justificam a geração da nota de venda de produto: o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto de Mercadoria e Serviços).

Talvez a mais tradicional e simples das operações, sempre que um contribuinte pretende vender seu produto necessitará emitir uma NFE para acompanhar o transporte de seu produto e formalizar a operação. Dois são os impostos que incidem neste caso: o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto de Mercadoria e Serviços).

Esse procedimento está vinculado à secretaria do Estado onde está localizado o emitente. Junto à nota emitida, no momento da entrega da compra, deve ir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), versão simplificada e impressa para acompanhamento do produto.

O DANFE contém, ainda, uma chave eletrônica para que o consumidor faça o acompanhamento virtual do produto que comprou e dos detalhes da nota.

Obviamente, ela é emitida em situações de venda de produto, sendo vinculada à secretaria do Estado em que é emitida. Junto à nota de venda, no momento da entrega, deve ir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), versão simplificada para acompanhamento do cliente.

O DANFE contém, ainda, uma chave eletrônica para que o consumidor faça o acompanhamento virtual do produto que comprou e dos detalhes da nota.

Também chamadas de NFS-e, as Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços  são emitidas para formalizar operações de serviço, semelhante ao que é feito com a NF-e para produtos, porém esta é fiscalizada e emitida pelo município do prestador de serviços.

A LC 116/2003 regulamenta em geral sobre o ISSQN (Impostos sobre serviço de qualquer natureza), porém ainda é necessário observar as leis municipais para que emitamos os documentos de acordo com todas as exigências de cada prefeitura.

 O ideal é que, antes de emitir uma NFS-e, você consulte a prefeitura sobre como deverá proceder sua operação, haja vista que existem variáveis numa mesma prestação de serviço e alguns pontos importantes a serem consultados são: local da prestação de serviço, opção do regime tributário de seu tomador de serviço, data efetiva da realização do serviço, etc.

A função da nota de devolução, no geral, é a de anular a nota de compra. Assim, também os impostos e alíquotas que foram recolhidos são devolvidos. Não emitir essa nota, além de ocasionar irregularidades tributárias, pode gerar prejuízo e pagamento de impostos indevidos.

É importante frisar que não é toda e qualquer operação que se pode fazer a devolução de uma NF-e. Em geral, é usada para devoluções de produtos que já foram entregues ao comprador e somente após um período de tempo observado que há divergências do proposto inicialmente.

A nota emitida em devolução a uma operação deve ser um espelho de sua nota referenciada, podendo ser a devolução total da nota em referência ou parcial. É importante observar sobre a incidência dos impostos que ocorreu na primeira operação e assim fazer a devolução desses direitos ao fornecedor.

A nota de retorno indica a volta de mercadorias ao estoque em outros contextos, diferentes da nota de devolução.

Aqui podemos citar alguns exemplos comuns de notas emitidas em remessa e que devem ter seu retorno ao emitente, posteriormente. São elas:

Remessa em troca/garantia:

Sempre que fizermos a aquisição de um produto em que existe garantia, como, por exemplo, a aquisição de um móvel, e este apresentar problemas ou danos em que a garantia do fornecedor nos acoberte, devemos então emitir uma nota de troca/garantia, para que o produto retorne ao fornecedor e ele nos devolva posteriormente um retorno desta remessa, com um novo produto em condições de uso.

Remessa para conserto:

Semelhante a remessa em troca/garantia, as remessas em conserto geralmente são utilizadas quando feita a aquisição de um produto e ele acaba danificado, neste caso, havendo conserto desse. Como exemplo, podemos citar a compra de uma impressora, em que, após utilizarmos por determinado tempo, apresenta problemas. Ao acionar a assistência técnica, é constatado que devemos levá-la até ela para conserto. Assim, será emitida uma NF em remessa de conserto e, posterior à conclusão do serviço, retornará para nós em perfeito estado.

Remessa de amostra grátis:

Essa nota é emitida habitualmente quando há a intenção de prospectar clientes. Uma indústria de perfumes, por exemplo, que comercializa seus frascos com 100ml, pode distribuir remessas de amostras grátis com quantia reduzida de miligramas, sem que haja retorno financeiro, apenas como estratégia de atrair clientes ao consumo de seu produto.

Embora esses exemplos citados e outros existentes possuam em seu nome a palavra “remessa”, sua tributação é diferente para cada operação. Em grande parte, não há incidência de impostos. Porém, para que assim seja consolidado, deve-se seguir uma série de exigências, como:

• Prazo de retorno máximo para cada remessa;

• Conter nos dados adicionais da NF-e a base legal;

• Observar o CFOP e CST indicado para cada operação;

É importante frisar que toda e qualquer emissão de documento fiscal é uma operação que fica registrada em âmbito municipal, estadual ou federal. Logo, deve haver sempre o acompanhamento de um responsável técnico que valide as informações com a legislação e consequentemente emita o documento fiscal regulamentado com o que o fisco exige.

Não se esqueça de criar mecanismos eficientes de arquivamento dessas notas, pois isso mantém suas obrigações em dia com a Receita Federal e ainda ajuda a ter maior controle sobre entradas e saídas de mercadorias.

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